Windows-Bibliotheken effizient zentral steuern

Ansichtssache

Bibliotheken in Windows 7 können physische Verzeichnisse auch aus verschiedenen Laufwerken logisch zusammenfassen und bieten eine gemeinsame Ansicht auf die enthaltenen Dateien. Das erhöht die Übersicht über wichtige Daten und die Effizienz im Umgang mit Dokumenten.
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Bibliotheken zeigt Windows auch ohne Active Directory direkt im Explorer in einem eigenen Bereich auf der linken Seite an (Abbildung 1). Über das Kontextmenü von Bibliotheken erstellen Anwender oder Administratoren neue Bibliotheken und ändern die Einstellungen der Standardbibliotheken.

Abbildung 1: Bibliotheken im Explorer von Windows 7.

In den Eigenschaften einer Bibliothek können Sie festlegen, welche physischen Verzeichnisse sie enthalten und anzeigen soll. Dabei gibt es nahezu keine Beschränkungen: Bibliotheken können sich über mehrere physische Laufwerke und unterschiedliche Verzeichnisse erstrecken. Windows-Anwender sehen mit einem Klick den Inhalt aller angebundenen Verzeichnisse in einem Explorer-Fenster. Wählen Anwender eine Bibliothek zum Speichern aus, legt Windows die Datei in dem konfigurierten Verzeichnis ab. Zusätzlich lässt sich festlegen, welche Art von Dateien die Bibliothek enthalten soll. Windows optimiert dann die Ansicht der Bibliothek entsprechend.

Bibliotheken dürfen allerdings keine Netzwerkpfade, also Freigaben auf den Rechnern enthalten, sie unterstützen nur indexierte Verzeichnisse. Diese durchsucht Windows im Hintergrund ständig und speichert die Ergebnisse in einem Index. Es gibt aber die Möglichkeit, Bibliotheken und Verzeichnisse der Bibliotheken auf einen Server umzuleiten, was für Anwender vollkommen transparent geschieht.

Netzwerklaufwerke lassen sich über einen Umweg auch zu Bibliotheken hinzufügen. Dazu müssen Anwender die entsprechenden Verzeichnisse als Offline-Dateien konfigurieren. Windows überträgt dann die Dateien vom Server auf den lokalen Client in einen Cache. Die Offline-Verfügbarkeit lässt sich für komplette Netzlaufwerke oder für einzelne untergeordnete Verzeichnisse festlegen. Allerdings lassen sich auf Client-Computern nur die Freigaben offline verfügbar machen, die auf dem Server die entsprechende Einstellung verwenden. Das ist zwar standardmäßig der Fall, allerdings kann diese Funktion bei einzelnen Freigaben auch deaktiviert sein.

Offline-Dateien für Netzfreigaben

Auf Servern mit Windows Server 2008 R2 können Sie die Nutzung von Offlinedateien über die Eigenschaften der Freigabe steuern. Die Offline-Verfügbarkeit steuert die Option »Zwischenspeichern« (Abbildung 2). Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Zugriff zu steuern und Anwendern das Recht einzuräumen, Verzeichnisse auf dem Server offline verfügbar zu machen.

Abbildung 2: Konfigurieren von Offlinedateien unter Windows Server 2008 R2.

Wenn Sie die Option »Keine Dateien oder Programme der Freigabe sind offline verfügbar« aktivieren, erscheint der Befehl »Immer offline verfügbar« im Kontextmenü von Freigaben auf den Clients nicht. Darüber hinaus lassen sich folgende Varianten auswählen:

  • Mit »Nur von Benutzern angegebene Dateien und Programme sind offline verfügbar« , können die Benutzer selbst auswählen, welche Dateien sie verwenden wollen, indem sie im Kontextmenü der Freigabe die Offline-Verfügbarkeit aktivieren.
  • »Alle Dateien und Programme, die Benutzer auf der Freigabe öffnen, sind automatisch offline verfügbar« legt fest, dass Windows 7 automatisch jede geöffnete Datei der Freigabe offline verfügbar konfiguriert.
  • Über »Für hohe Leistung optimieren« lässt sich festgelegen, dass ausführbare Dateien aus dieser Freigabe auf dem Client verfügbar bleiben, wenn sie einmal genutzt wurden. In diesem Fall sollten die Zugriffsberechtigungen für die Freigabe auf »Lesen« gesetzt sein, um zu verhindern, dass Windows veränderte Programme zurückspeichert.

Wer festlegen möchte, dass bestimmte Verzeichnisse von Bibliotheken automatisch auf Servern gespeichert werden, ohne dass Benutzer davon etwas mitbekommen, kann dafür Gruppenrichtlinien benutzen. Dokumentenbibliotheken verwenden standardmäßig den lokalen Profilpfad des Benutzerkontos und das öffentliche Profil auf einem Client. Das heißt, gespeicherte Dokumente sind nicht auf dem Server gespeichert, wenn Anwender die Bibliothek nutzen.

Umgeleitet

Mit Gruppenrichtlinien lassen sich Ordner aber auch ohne den Umweg mit Offline-Dateien umleiten. Windows 7 und Windows Server 2008 R2 bieten dazu die Möglichkeit, verschiedene Ordner innerhalb des Profils auf ein Serverlaufwerk umzuleiten. So ist sichergestellt, dass Daten, die Anwender in der Bibliothek speichern, automatisch auf einem Server gespeichert sind. Die Umleitungen dieser Ordner nehmen Sie über Ordnerumleitungen in Gruppenrichtlinien vor. Die Einstellungen finden sich im Gruppenrichtlinienverwaltungs-Editor unter »Benutzerkonfiguration/Richtlinien/Windows-Einstellungen/Ordnerumleitungen« (Abbildung 3).

Abbildung 3: Ordnerumleitungen über Gruppenrichtlinien steuern.

Bei der Umleitung können Sie wichtige Ordner der Standard-Bibliotheken in Verzeichnisse auf den Servern umleiten lassen. Über die Registerkarte »Ziel« legen Sie die Umleitungsoptionen fest. Einen Stammordner, also eine Freigabe auf die alle Anwender zentral zugreifen dürfen, müssen Sie manuell anlegen. In diesem Ordner legt Windows automatisch Unterordner für die einzelnen Benutzer an und konfiguriert automatisch die entsprechende Rechte. Die Freigabe müssen Anwender nicht als Laufwerk verbinden, die Daten stehen automatisch zur Verfügung, sobald der Anwender die entsprechende Bibliothek im Explorer öffnet.

Haben Sie die neue übergeordnete Freigabe erstellt, öffnen Sie die Gruppenrichtlinienverwaltung und navigieren zu »Benutzerkonfiguration/Richtlinien/Windows-Einstellungen/Ordnerumleitungen« . Rufen Sie die Eigenschaften von »Dokumente« auf, und öffnen Sie die Registerkarte »Ziel« . Wählen Sie die Option »Standard -- Leitet alle Ordner auf den gleichen Pfad um« . Aktivieren Sie bei »Zielordner« die Option »Einen Ordner für jeden Benutzer im Stammpfad erstellen« . Hinterlegen Sie als Stammverzeichnis den Pfad »\\Servername\Erstellte Freigabe« , und klicken Sie auf »OK« (Abbildung 4).

Abbildung 4: Erstellen einer Ordnerumleitung am Beispiel von SBS 2011 Essentials.

Meldet sich der Anwender das nächste Mal an seinem Rechner an, legt Windows automatisch in der erstellten Freigabe einen Ordner mit dem Benutzernamen des Anwenders an. In diesem Ordner auf dem Server liegen zukünftig alle Dateien, die der Anwender in seiner Dokumentenbibliothek speichert. Rufen Sie nach der Ordnerumleitung im Startmenü die Eigenschaften der Bibliothek »Dokumente« auf, sehen Sie, dass Windows die Daten automatisch auf dem Server speichert. Damit Anwender die Dokumente auch zur Verfügung haben, wenn der Computer nicht mit dem Netzwerk verbunden ist, verwendet Windows automatisch die Offlinedateisynchronisierung.

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