Archivierungspflicht für E-Mails

© © bilderbox, Fotolia

Ablageordnung

Welche Aufbewahrungspflichten gelten für E-Mails und digitale Dokumente? Sind alle E-Mails zu archivieren? Welche technischen Anforderungen verlangt das Gesetz?
Security ist ein stets aktuelles Thema in der IT. Deshalb widmet sich das ADMIN-Magazin 04/2012 speziell Sicherheitsaspekten und gibt Antworten auf die Fragen: ... (mehr)

E-Mails haben in vielen Bereichen den herkömmlichen Geschäftsbrief oder das Fax abgelöst. Für die Geschäftspost waren Eingangsstempel und eine ordentliche Ablage selbstverständlich. Was vielleicht noch nicht ebenso selbstverständlich ist: Auch E-Mail-Postfächer sind entsprechend zu organisieren. Bestimmte E-Mails und digitale Dokumente sind eine Zeit lang geordnet aufzubewahren. Eine digitale Ablage samt Index ist Vorschrift (Technische Einzelheiten diskutiert ein weiterer Beitrag dieser Ausgabe).

Form follows function

Entscheidend für die Frage, ob ein Dokument archiviert werden muss oder nicht, ist dessen Inhalt. Für Mails gelten grundsätzlich identische gesetzliche Vorgaben wie für herkömmliche Unterlagen auf Papier. Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und dem Umsatzsteuergesetz. In § 257 HGB heißt es unter anderem: "Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren. [...] 2. die empfangenen Handelsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe…." Handelsbriefe sind all diejenigen Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, etwa ein Angebot und dessen Annahme per E-Mail oder die Rückabwicklung oder Kündigung eines Vertrages. Angebote, die zu einem Vertragsschluss führen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Kündigungen, Reklamationen oder Zahlungsbelege sind zu archivieren, unabhängig davon, ob diese digital oder auf Papier anfallen. Werbesendungen fallen nicht darunter, solange diese nicht zum Geschäftsabschluss führen. Im Zweifel kommt es auf den Einzelfall an.

Paragraf 147 AO, eine Vorschrift aus dem Steuerrecht, regelt weitere Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder E-Mails. Diese Vorschrift gilt anders als das Handelsgesetzbuch nicht nur für Kaufleute, sondern auch für Freiberufler und andere gewerblich Tätige. Die Vorschrift verlangt, alle sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, aufzubewahren. Die Grenze ist fließend und es dürfte in der Praxis nicht leicht fallen, in der Flut der E-Mails täglich Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Man sollte daher eher mehr als zu wenig archivieren. Auch E-Mail-Anhänge, etwa Vertragsentwürfe können entscheidend sein, weshalb sie mit ins Archiv gehören. Viele Unternehmer haben sich dafür entschieden, sämtliche eingehenden und ausgehenden E-Mails mit einem Index zu versehen und vollständig zu archivieren, noch bevor der Mitarbeiter einzelne E-Mails löschen kann.

Was Mails beweisen

Gelten E-Mails als Beweismittel? Selbst ohne diese gesetzlichen Pflichtvorgaben zur Archivierung tut man gut daran, E-Mails und digitale Dokumente eine gewisse Zeit lang geordnet aufzubewahren. Dies gilt besonders, wenn es um E-Mails geht, die einen Vertragsschluss vorbereiten oder den Inhalt eines Vertrages dokumentieren. Es ist möglich, einen Vertrag digital ohne handschriftliche Unterschrift rechtsverbindlich zu schließen. Ein Angebot per E-Mail und die entsprechende Antwort des Geschäftspartners, die ein "Ja" enthält oder die Bitte Ware zuzusenden oder die Dienstleistung zu erbringen, reichen in der Regel. Ein unterschriebenes Dokument ist nur für bestimmte Geschäfte nötig, etwa bei einer Bürgschaft, Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder einem Grundstückskaufvertrag. Sollte das Gesetz ausnahmsweise die eigenhändige Unterschrift für eine bestimmte Erklärung vorschreiben, ist es mittlerweile möglich, diese durch die sogenannte elektronische Form zu ersetzen, die § 126 a BGB regelt. Das bedeutet: Der Absender muss der Erklärung seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen. Das Problem unsignierter Verträge ist: Die Dateien sind leicht zu manipulieren und eine ordnungsgemäße Ablage erfolgt selten. Dies führt dazu, dass einfache E-Mails und Dateien vor Gericht keinen hohen Stellenwert genießen. Wer einem Richter einen schriftlichen Vertrag mit eigenhändigen Unterschriften vorlegt, setzt im Streitfall sein Recht wesentlich einfacher durch als mit einer ausgedruckten E-Mail.

comments powered by Disqus

Artikel der Woche

Anti-Ransomware-Tools

Ransomware ist nach wie vor eine Plage und das Potenzial, das derartige Schadsoftware besitzt, stellte erst Mitte Mai "WannaDecrypt0r" unter Beweis. Der beste Schutz vor Ransomware sind Backups, doch das wissen auch die Erpresser. Daher begnügen sich diese in Zukunft nicht mehr damit, Dateien "nur" zu verschlüsseln. Vielmehr kopieren sich Angreifer die Daten und drohen mit deren Veröffentlichung. Angesichts zahlloser neuer Varianten lassen sich Virenwächter regelmäßig austricksen. Spezielle Anti-Ransomware-Tools versprechen daher Abhilfe. (mehr)
Einmal pro Woche aktuelle News, kostenlose Artikel und nützliche ADMIN-Tipps.
Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und bin einverstanden.

Linux-Backup

Welche Backup-Lösung setzen Sie für Linux im professionellen Umfeld ein?

  • keine
  • eigene Scripts
  • rsnapshot
  • rdiff-backup
  • Bacula
  • Bareos
  • Borg
  • Duplicity
  • Amanda
  • Burp
  • Clonezilla
  • Acronis
  • Arkeia
  • SEP sesam
  • Veeam
  • Redo Backup
  • Relax-and-Recover
  • andere kommerzielle Software
  • andere Open-Source-Software

Google+

Ausgabe /2017

Microsite