Den Grundstock einer soliden Dokumentation bildet die Beschreibung des Sicherheits- und Verfügbarkeitskonzepts. Diese sollte spätestens bei der Inbetriebnahme um relevante Schemen, Zeichnungen und Funktionsbeschreibungen ergänzt werden. Unternehmen tun gut daran, ein Betriebshandbuch mit Regeln für den täglichen Betrieb, eine Zugangsregelung und ein Notfallhandbuch mit Anweisungen für Störfälle anzulegen. Diese Basisdokumentation sollte um Wartungs- und Instandhaltungshandbücher ergänzt werden – ähnlich dem Scheckheft für Autos.
Doch wie geht der IT-Verantwortliche diese Problematik am besten an? Oftmals kommen Tabellen oder Datenbanken für die Dokumentation zum Einsatz. Andere Administratoren setzen auf Diagrammwerkzeuge wie Visio, die ihre Stärken in der Visualisierung von Strukturen haben. Inventarwerkzeuge stellen oftmals simple Dokumentationsfunktionen zur Verfügung, scheitern aber meist an der Ergänzung und Verknüpfung mit Drittdaten.
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