Workshop: E-Mail-Archivierung mit MailStore Archiv

Ordnung ist des Admins Zierde

Da der E-Mail inzwischen ein ähnlicher Stellenwert wie der Papierform zukommt, schreibt der Gesetzgeber dem Medium die gleiche rechtliche Bedeutung zu. Das bedeutet für Unternehmen, Gewerbetreibende und Behörden, dass sie die entsprechenden Vorgaben erfüllen müssen. Unser Workshop zeigt, wie das mit Hilfe des E-Mail-Archivierungs- und Sicherungssystems MailStore zum Kinderspiel wird.
Der Verlust wichtiger Daten ist für jedes Unternehmen eine Katastrophe. Daher dreht sich in der Juli-Ausgabe des IT-Administrator alles um das Thema ... (mehr)

Unternehmen müssen sich beispielsweise wegen der Vorschriften des Handels- und Steuerrechts über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) um eine zuverlässige E-Mail-Archivierung kümmern. Danach sind Unternehmen verpflichtet, alle relevanten E-Mails bis zu zehn Jahre lang vollständig aufzubewahren und maschinell auswertbar vorzuhalten. Es muss außerdem sichergestellt werden, dass die Daten nicht nachträglich manipuliert werden können.

Aber es sind nicht nur rechtliche Vorgaben, die den Einsatz einer professionellen E-Mail-Archivierung sinnvoll erscheinen lassen. Da heute Angebote vielfach nur noch digital vorliegen, ist es dank einer zentralen E-Mail-Ablage einfacher für Mitarbeiter, auf bestehende Daten zuzugreifen und diese in angepasster Version zu verwenden. Das wiederum erhöht die Produktivität und erhöht die Verfügbarkeit von Informationen. Außerdem schützt ein zentraler Sicherungsserver vor Datenverlusten.

MailStore-Server erlaubt Ihnen die zentrale Archivierung der E-Mails aller Anwender im Unternehmen. Das Sicherungssystem stellt dem Administrator alle Archivierungs- und Verwaltungsfunktionen unter einer Programmoberfläche zur Verfügung und läuft auf jedem gängigen Windows-Rechner. Die Entwickler stellen eine 30 Tage-Testversion zum Down-load bereit, mit der Sie ausgiebig prüfen können, ob das kommerzielle Produkt Ihren Anforderungen genügt. Eine Lizenz für 50 Benutzer beispielsweise kostet 1.200 Euro.

Die Systemvoraussetzungen sind recht bescheiden. Wenn Sie etwa bis zu 25 Benutzer beziehungsweise 1.000 E-Mails pro Tag sichern wollen, benötigen Sie ein Windows-System mit einem Intel Core 2 Duo-Prozessor oder einer kompatiblen CPU, die mit 2 GByte RAM ausgestattet ist. Für die MailStore-Installation selbst sollten Sie zirka 150 MByte vorsehen.

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