Speichern von E-Mails und Dokumenten

Die Verzeichnisse des Archivs befinden sich auf der Datenpartition des Systems. Der Inhalt dieser Verzeichnisse wird laufend gesichert. Es gibt verschiedene Ablagemethoden:

• Ablage aller E-Mails in einer SQL-Datenbank. Die Mails werden gespeichert wie sie sind. Im Fall von PostgreSQL können – dank der MIME-Codierung der Anhänge – Nachrichtentext und Anhänge gemeinsam in einem einzigen Feld des Typs »text« landen. Allerdings muss der Admin jetzt auf neue Versionen der Datenbank reagieren, was Mehrarbeit nach sich zieht!
• Ablage aller E-Mails und Dokumente in einem Verzeichnis, auf das Suchwerkzeuge zugreifen. Damit treten auch nach Jahren sicherlich kaum Probleme auf. Um diese Variante geht es diesem Beitrag vor allem.

Beispiel Archivierungsverzeichnis

Im E-Mail-Client wurde der Ordner »Ablage« geschaffen. Dabei handelt es sich um einen Link zu einem Verzeichnis, auf das mehrere Benutzer Zugriff haben (Bild 2).

Damit das Durchsuchen von E-Mails mit Anhängen funktioniert, müssen die Base64-codierten Anhänge entschlüsselt und als einzelne Dateien gespeichert werden. Durch die Einbindung von »ripmime« [2] gelingt das automatisch innerhalb eines Shellskripts.

Das Skript aus Listing 1 verschiebt die Mails aus der Ablage in das Verzeichnis »Speicher« . Damit sind die Mails dem weiteren Zugriff des Benutzers entzogen. Jede E-Mail bekommt ein eigenes Unterverzeichnis für die Speicherung. Das verhindert versehentliches Überschreiben namensgleicher Anhänge, und man erkennt auch, welche Anhänge zur Mail gehören. Der Verzeichnisname trägt auch das Erstellungsdatum. Sichtet man die Daten manuell, hilft das beim Eingrenzen des Datenbestandes nach Bearbeitungszeitraum. Das Skript aus Listing 1 zeigt allerdings nur die prinzipielle Funktionsweise. Für den praktischen Einsatz müsste es der Anwender um eigene Verfeinerungen ergänzen.

Das Skript aus Listing 1 wurde beispielhaft auf drei E-Mails angewendet, eine mit Anhang. Abbildung 3 zeigt, wie die Verzeichnisstruktur von »Speicher« nach dem Durchlauf aussieht.

Abbildung 3: Verzeichnisstruktur von