Private Nutzung erlauben?

Nicht wenige Unternehmen sehen sich spätestens mit der Einführung eines Archivs dem Dilemma ausgesetzt, die ausgeuferte private Nutzung wieder zu verbieten, was verständlicherweise bei Arbeitnehmern zunächst auf wenig Gegenliebe stößt. Andererseits ist die private E-Mail-Nutzung auch an anderen Stellen für Unternehmen äußerst risikobehaftet zu sehen – bei Langzeit-Backups oder dem Zugriff Dritter auf das Postfach von kranken oder ausgeschiedenen Mitarbeitern, sind datenschutzrechtliche Verstöße schnell an der Tagesordnung. Doch auch Spam-Quarantäne und Logfile-Auswertung können bei privater Nutzung bereits äußerst heikel sein. Am Ende handelt es sich bei all diesen Fragen jedoch um ein ganz generelles Problem, das durch die Einführung eines Mail-Archivs lediglich deutlich zum Vorschein kommt.

E-Mail-Archivierung ist demnach eher ein organisatorisches, denn ein technisches Problem. Die Praxis zeigt, dass Unternehmen, die bereits vor Beginn der E-Mail-Archivierung alle praktischen und rechtlichen Fragen des Datenschutzes, der privaten Nutzung oder der Anti-Spam-Taktik sauber geklärt haben, die Einführung eines Mail-Archivs schnell und sauber realisieren können, ohne sich dabei mit größeren Schwierigkeiten konfrontiert zu sehen. Wer hier jedoch mit organisatorischen Fehlern und rechtlichem Wildwuchs zu kämpfen hat, kann gut und gerne ein Jahr Projektlaufzeit (mit vielen Diskussionen) einrechnen, wenn zwischendurch noch Nutzungsvereinbarungen entworfen, Betriebs- oder Personalrat einbezogen und die Geschäftsführung beruhigt oder auch sensibilisiert werden muss (jcb)