Security ist ein stets aktuelles Thema in der IT. Deshalb widmet sich das ADMIN-Magazin 04/2012 speziell Sicherheitsaspekten und gibt Antworten auf die Fragen: ... (mehr)

Wie archivieren?

Sofern die Unterlagen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, verlangt der Steuerprüfer maschinell auswertbare Daten. Ausdrucken reicht nicht. Wer digital arbeitet, muss digital archivieren. In den "Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung" vom 22.01.2009 des BMF heißt es: Unter 'maschineller Auswertbarkeit' versteht die Finanzverwaltung den "wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit. Mangels wahlfreier Zugriffsmöglichkeit akzeptiert die Finanzverwaltung daher keine Reports oder Druckdateien, die vom Unternehmen ausgewählte ('vorgefilterte') Datenfelder und -sätze aufführen, jedoch nicht mehr alle steuerlich relevanten Daten enthalten. Gleiches gilt für archivierte Daten, bei denen z.B. während des Archivierungsvorgangs eine 'Verdichtung' unter Verlust vorgeblich steuerlich nicht relevanter, originär aber vorhanden gewesener Daten stattgefunden hat."

Ursprünglich in Papierform angefallene Eingangsrechnungen oder Belege müssen allerdings nicht extra digitalisiert werden. Macht man sich aber freiwillig diese Mühe, dann muss das auch ordnungsgemäß passieren. Dies sollte man berücksichtigen, bevor man sich entscheidet, ein Dokumenten-Management-System einzuführen.

Freiwillig archiviert

E-Mails mit nicht steuerlich relevanten Inhalten müssen weder archiviert noch für den Datenzugriff vorgehalten werden. Vor dem Finanzgericht Rheinland-Pfalz, 20.01.2005 AZ 4 K2167/04 ging es um den Umfang der Vorlagepflicht bei einer Außenprüfung. Das Gericht: Es sei Aufgabe des Steuerpflichtigen, seine Daten so zu organisieren, dass bei einer Steuerprüfung keine geschützten Bereiche tangiert werden, die etwa vom Datenschutz umfasst sind. Der Umfang der Vorlagepflicht richte sich nach den Aufforderungen des Prüfers, solange es sich um steuerrelevante Daten handelt. Die Buchführung sei in ihrer Gesamtheit vorzulegen und nicht nur die Daten, die der Steuerpflichtige bereit sei, vorzulegen. Der Steuerpflichtige sei verpflichtet, den Datenzugriff auf freiwillig geführte Aufzeichnungen zuzulassen, sofern er Aufzeichnungen in digitaler Form führt. Für versehentlich überlassene Daten bestehe kein Verwertungsverbot.

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Ausgabe /2019