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Kollaboration und File Sharing mit MFT

Die MFT-Technologie geht bei einigen der angebotenen Lösungen über den sicheren Datentransfer hinaus. Sie vereinheitlicht dann häufig ansonsten parallel existierende Insellösungen wie File Sharing, E-Collaboration, Online-Speicher und sichere Datenräume. Eine Gesamtlösung, die alle MFT-Bausteine anbietet, ist nicht in jedem Fall sinnvoll und auch nicht von jedem Administrator erwünscht. Deshalb bieten auf dem Markt erhältliche Lösungen zumeist auch nur Teile davon an. Für Unternehmen entscheidend ist oft die Usability. Ist die MFT nicht ergonomisch in Standardapplikationen integriert, dann führt der zusätzliche Aufwand häufig dazu, dass Anwender die Software umgehen oder einfach nicht nutzen.

Sicheres File Sharing und sichere Datenräume als MFT-Zusatzfunktionen sind Online-Speicher, die sich von den kostenlosen Diensten wie Dropbox deutlich unterscheiden, da dort alle Daten verschlüsselt abgelegt sind. Da diese Dienste durch das Unternehmen selbst gehostet werden, bieten sie die Möglichkeit, Dateien in einer privaten Cloud zu speichern. Sie bestehen ebenfalls aus einem System zur Datenverschlüsselung und einer Zugriffs- und Rechteverwaltung. Werden die Daten der Teilnehmer lokal in einem Container gespeichert, ist die Bearbeitung auch ohne Internetverbindung möglich.Besteht später wieder eine Verbindung, werden die Daten dann synchronisiert und gegebenenfalls auch entsprechend versioniert.

Fazit

Letztlich lassen sich mit MFT große Datenmengen sicher, also verschlüsselt über unsichere öffentliche Verbindungen austauschen. Zusätzliche Management-Funktionen ermöglichen ein umfassendes Reporting und Auditing und damit zum Beispiel einen Nachweis einer erfolgreichen Zustellung. Damit Compliance-Anforderungen von nationalen und internationalen Gesetzen und Zertifizierungen erfüllt werden, darf man das System nicht umgehen oder manipulieren können. So lässt sich verhindern, dass die Funktion vergessen wird. Die Klassifizierung von zu versendenden Dateien soll nicht dem Anwender überlassen bleiben, sondern automatisch durch Policies erledigt werden. Hohe Usability und Integration in vorhandene Workflows oder Standard-Applikationen wie E-Mail-Systeme erhöhen die Akzeptanz. File Sharing, E-Collaboration und sichere Datenräume nutzen die Grundfunktionen von MFT, müssen aber für die Anwendung jeweils entsprechend optimiert werden.

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Ausgabe /2019