Um auf die Aspekte Installation, Sicherheit, Routing, Administration und Überwachung eingehen zu können, müssen wir zunächst zwischen zwei möglichen Unified Messaging-Konzepten unterscheiden: eigenständiger Kommunikationsserver und Add-On-Lösung. Ein eigenständiger Kommunikationsserver bietet alle Funktionen von Unified Messaging inklusive Datenbanken, Message Transfer Agent und Clients. Eine Add-On UM-Lösung ist im Gegensatz dazu so konzipiert, dass sie die vorhandenen Möglichkeiten nutzt, also einen Messaging-Server mit entsprechender Architektur und Struktur, und lediglich die fehlenden – und gewünschten – Funktionen ergänzt.
Nun verfügen die Unternehmen meist bereits über eine Messaging-Struktur. Daher bietet sich der Einsatz einer Add-On-UM-Lösung an. Je nahtloser sich die Software in die vorhandene ITK-Struktur integriert, desto vorteilhafter ist dies gerade für Konzerne mit verteilten Standorten. Integriert sich eine Lösung beispielsweise in die vorhandenen Datenbanken des jeweiligen Messaging-Systems, ohne Daten zu replizieren, können keine Inkonsistenzen entstehen und es wird keine mächtige Rechnerhardware
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