Allen Unkenrufen zum Trotz ist die E-Mail nach wie vor das Kommunikationsmedium Nummer eins im Unternehmen. Deshalb geben wir in der Februar-Ausgabe eine ... (mehr)

Leistungsfähige Open Source-Anwendungen

Bei den in diesem Artikel betrachteten Standalone-Produkten aus dem Open Source-Lager, Piler, Benno und MailArchiva, deren Features in Tabelle 1 aufgelistet sind, ist die grundlegende Arbeitsweise ähnlich: E-Mails werden entweder aktiv an das Archiv übermittelt (per SMTP) oder passiv von Archivsystem abgerufen, also aus dem E-Mail- oder Groupware-Server abgeholt – zumeist durch POP3- oder IMAP-Abruf einer Journaling Mailbox. Die Nachrichten werden dabei, wie in Bild 1 dargestellt, inklusive ihrer Anhänge entweder im Dateisystem des Archivs oder in einer Datenbank dauerhaft gespeichert.

Alle Systeme lassen sich per Webclient administrieren und für Audits nutzen, wofür sie ein entsprechendes Rechtemanagement inklusive optionaler Directory-Anbindung mitbringen. Die gelisteten Systeme behaupten von sich, revisionssicher und gesetzeskonform konstruiert zu sein, wobei der Aufbau einer technischen Lösung immer mit entsprechenden organisatorischen Regelungen einhergehen muss, um dies zu gewährleisten. Da nur Benno aus dem deutschen Rechtsraum stammt, ist vor allem bei den Produkten ausländischer Herkunft Vorsicht angebracht, was die Bewertung der Revisionssicherheit angeht, weil im Ausland andere – im Zweifel deutlich laxere – Rechtsvorschriften gelten.

Piler

Piler [1] ist eine vollständig quelloffene Software aus Ungarn, deren Funktionsumfang in den letzten beiden Jahren so stark zugenommen hat, dass es als vollwertige Lösung für die Mailarchivierung gelten darf.

E-Mails können von SMTP-Servern verschiedenster Hersteller bis hin zu Microsoft Exchange abgegriffen oder aus vielen unterschiedlichen Formaten importiert werden. Die Daten werden mit dem Blowfish-Algorithmus verschlüsselt im Dateisystem als komprimierte Files abgelegt, die zugehörigen Metadaten in einer MySQL-Datenbank gespeichert. Deduplikationsregeln werden dabei auf E-Mails wie auf Anhänge angewendet. Die Suche erfolgt über eine Sphinx-Suchengine.

Rechtliche Anforderungen berücksichtigt die Software weitgehend: Auditing-Möglichkeiten sind ebenso gegeben wie durchgängige Protokollierung. E-Mails werden beim Abspeichern mit einer digitalen Signatur versehen, um ihre Unversehrtheit prüfen beziehungsweise belegen zu können. Piler kann sich mit einer großen Zahl von Mailservern verbinden, darunter auch Lotus Notes sowie Zimbra, Google Apps sowie auch Office 365. Authentisierung kann über LDAP sowie Active Directory oder über einen IMAP-Server gesteuert werden.

Bild 2: Piler verfügt über eine schicke Admin-GUI, die auch mobilgerätetauglich ist.
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Ausgabe /2019