Hornetsecurity Advanced E-Mail Signature and Disclaimer

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Die E-Mail-Signatur ist nicht nur ein Aushängeschild des Unternehmens, sie muss auch gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Für eine einheitliche und rechtskonforme Darstellung ist ein zentrales Tool von Vorteil. Im Mai  schaltete Hornetsecurity eine neue Version seiner cloudbasierten Lösung "Advanced E-Mail Signature and Disclaimer" frei. Dabei scheint jedoch nicht alles fertig geworden zu sein.
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Die meisten Mitarbeiter schenken Signaturen und möglichen Disclaimern keine besondere Aufmerksamkeit. Zwar möchte ein Unternehmen nach außen eine einheitliche Darstellung, doch in der Praxis ist es oft so, dass Kollegen entweder notwendige Anpassungen nicht mitbekommen oder, wenn sie neu im Team sind, meist nicht erfahren, wie eine Signatur auszusehen hat. Die logische Konsequenz ist, dass sie sich falsche Signaturen bei anderen abschauen oder sich eine eigene erstellen.

Im Idealfall verwaltet der Administrator die Signaturen und sorgt dafür, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben am Ende der E-Mail angefügt sind. Statt jedoch an jedem Computer, Smartphone oder Tablet der Mitarbeiter die Signatur einzeln einzurichten, bietet sich für so ein Vorhaben ein zentrales System an.

Einfache Inbetriebnahme als cloudbasiertes Gateway

Advanced E-Mail Signature and Disclaimer (ASD) von Hornetsecurity ist cloudbasiert und stellt seine Funktionen über ein Gateway bereit. Der Vorteil liegt auf der Hand: Egal ob vom PC, Tablet oder Mobiltelefon, das System hängt die Signaturen immer in gleicher Form an die E-Mail. Doch um in den Genuss von einheitlichen E-Mail-Signaturen und -Disclaimern für das gesamte Unternehmen zu kommen, setzt der Hersteller die Verwendung des hauseigenen "Managed Spamfilter Services" voraus. Dieser Dienst ist als Gateway konzipiert und klinkt sich zwischen den eigentlichen E-Mail-Server des Unternehmens und den des Absenders ein. Dadurch lässt sich das Angebot unabhängig vom eingesetzten E-Mail-Server betreiben.

Für unseren Test richteten wir den Spamfilter-Service als MX-Record unserer Domain ein. Damit empfängt Hornetsecurity zunächst alle E-Mails, durchleuchtet sie auf unerwünschte Inhalte und leitet die erlaubten E-Mails an den eigentlichen E-Mail-Server weiter. Als Add-on klinkt sich ASD in diesen Datenverkehr ein und fügt bei

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