Aufbewahrt und weggesperrt

Die Aufbewahrungspflicht für elektronische Dokumente richtet sich daher nach der Buchführungspflicht. Als Unterlagen, die sowohl nach steuerrechtlichen als auch nach handelsrechtlichen Bestimmungen aufzubewahren sind, gelten zumindest Geschäftsbücher und (buchhalterische) Belege, also Bankbelege, Kontoauszüge, Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Daneben besteht die gleiche Aufbewahrungspflicht für wesentliche Geschäftskorrespondenz, also Verträge oder Schreiben, die Rechtsbeziehungen in irgendeiner Art konkretisieren oder ausgestalten (könnten). Das betrifft also nicht nur den schriftlichen Vertrag oder das Pflichtenheft, sondern bereits die wechselseitige Korrespondenz über die Verhandlung der Details.

Was wesentliche Geschäftskorrespondenz ist, ist nicht immer eindeutig. Während ein Glückwunschschreiben zum Jubiläum eines Geschäftspartners sicher nicht der Aufbewahrungspflicht unterliegt, sind verbundene Dokumente im Normalfall einheitlich zu betrachten – und damit auch gemeinsam abzulegen. Schließlich ergibt sich der genaue Zeitpunkt eines Schreibens, dem ein Plan als Anlage beigefügt ist, erst aus dem Deckblatt. Und im Text einer E-Mail könnten Nebenabreden über Rabatte erklärt sein, die im Attachment nicht enthalten sind.

Die Rechtsgrundlagen für die Aufbewahrungspflicht ergibt sich für Deutschland in erster Linie aus dem Handelsgesetzbuch (HGB). Die Grundsätze der Buchführungspflicht bestimmt Paragraph 238 HGB, die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ergibt sich aus Paragraph 257 HGB [8].

Die Buchführungspflicht in Österreich bestimmen die Paragraphen 189 und 190 des Unternehmensgesetzbuchs (UGB). Die Aufbewahrungsfrist beträgt dort nur sieben Jahre nach Paragraph 212 UGB [9]. Für die Schweiz gelten die Artikel ab 957 des Schweizerischen Obligationenrechts (OR). Die Aufbewahrungsfrist nach Art. 962 OR beträgt dort ebenfalls zehn Jahre [10].

Fristenlösung

Die genannten Aufbewahrungsfristen gelten für Dokumente, die für die Buchführung von besonderer Bedeutung sind, und für die Korrespondenz mit den Finanzbehörden. Für weniger bedeutsame Dokumente gelten gegebenenfalls kürzere Aufbewahrungsfristen (ist ein Rechtsstreit anhängig, können sich die Fristen aber sogar noch verlängern). Im Zweifel ist man mit der jeweiligen Höchstdauer auf der sicheren Seite. Daneben bestimmen noch Vorschriften des jeweiligen Steuerrechts die Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht, die aber im Wesentlichen den handelsrechtlichen Bestimmungen gleichen beziehungsweise auf diese verweisen.

Keine echte Aufbewahrungspflicht folgt aus Basel-II und SOX, außer für Kreditinstitute oder US-börsennotierte Unternehmen, denn nur jene sind durch diese Normen verpflichtet. Eine Art faktische Aufbewahrungspflicht folgt nur mittelbar aus Basel-II: Weil die Kreditinstitute das operative Risiko bei Kreditvergaben an Unternehmer nur anhand standardisierter Dokumentation bewerten können und dürfen, bedeuten Dokumentationslücken eine herabgesetzte Kreditwürdigkeit und einen höheren Zinssatz. Wer billig Geld ausleihen will, muss deshalb vollständig, auch elektronisch, dokumentieren können.

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