Dokumente erfassen, erkennen und automatisch verlinken

Wer scannet, der findet

Der Illusion vom papierlosen Büro gibt sich wohl kaum noch ein IT-Verantwortlicher hin. Ganz im Gegenteil, die Papierflut nimmt – auch durch gesetzliche Anforderungen – eher zu denn ab. Selbst bei der mit 80 Mitarbeitern eher kleinen Interlabor Belp AG – einem kommerziellen Labor für chemische und biologische Analysen – fallen 500.000 zu archivierende Seiten pro Jahr an. Doch die IT-Abteilung hat mit einem neuen Konzept die Prozesse deutlich verbessert sowie Archivierung und Suche erleichtert.
In der November-Ausgabe beleuchtet IT-Administrator wesentliche Aspekte des Infrastrukturmanagements. Dazu gehört die Frage, wie Sie Rechenzentren erfolgreich ... (mehr)

In den meisten Unternehmen fallen zahlreiche Dokumente aus höchst unterschiedlichen internen und externen Quellen an: Auftraggeber und Lieferanten senden Begleitpapiere wie Aufträge, Lieferscheine, Zertifikate, Sicherheitsdatenblätter oder Rechnungen in Papierform. Anwendungssoftware in der Produktion, im Labor oder in der Buchhaltung erzeugt weitere Dokumente in Papierform oder als PDF. Eine PDF-Datei wird aber in aller Regel nicht von einem übergeordneten System verlinkt und archiviert und deswegen in aller Regel auch wieder ausgedruckt. In einem batchweise produzierenden Unternehmen oder Dienstleistungsgewerbe werden zudem handschriftlich Aufzeichnungen über die ausgeführten Tätigkeiten auf Formularen oder Datenblättern festgehalten. Diese Dokumente haben gemeinsam, dass sie auf Papier erzeugt, geliefert oder weitergereicht werden:

- Auftraggeber: Aufträge mit SAP-PO Nummer; Probenbegleitpapiere

- Lieferanten: Lieferscheine, Zertifikate, Rechnungen; Hersteller: Spezifikationen, Sicherheitsdatenblätter

- Auftragserfassung: Analysenpläne; Zertifikate; Probenfotos

- Arbeitsanweisungen: Analysenverfahren; Geräteanweisungen, Validierungsdossiers

- Laboraufzeichnungen: Manuelle Aufzeichnungen, Waagen-Ausdrucke

- Analysesoftware: Sequenztabellen und Reports

- Messgeräte: Qualifizierungsdokumente; Kalibrierreihen

- Quality Assurance: Auditreports, Change Requests, Deviation Reports

- Buchhaltung: Debitoren-Rechnungen

- Personal: Schulungsnachweise

Diese Dokumente müssen aufgrund der nationalen Gesetzgebung sowie internationaler Normen für nicht weniger als zehn Jahre, oft auch für 20 Jahre, archiviert werden. Die Archivierung erfolgt in der Regel in Papierform in einem zugriffsgeschützten Archiv. Damit sind die Informationen dem täglichen Gebrauch entzogen.

Das eigentliche Problem im Unternehmen ist dabei die Menge an Papier. Allein in unserem Labor mit 80 Mitarbeitern werden

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Ausgabe /2018