Security ist ein stets aktuelles Thema in der IT. Deshalb widmet sich das ADMIN-Magazin 04/2012 speziell Sicherheitsaspekten und gibt Antworten auf die Fragen: ... (mehr)

Statt Unterschrift

Nur die qualifizierte elektronische Signatur bringt zusätzliche Gewissheit über den Absender. Damit lässt sich die eigenhändige Unterschrift ersetzen. Man erzeugt sie mithilfe eines privaten kryptografischen Schlüssels. Mit dem öffentlichen Schlüssel kann der Empfänger die Unterschrift prüfen und feststellen, ob die Daten unverfälscht sind. Staatlich anerkannte Anbieter ordnen das Schlüsselpaar mit privatem und öffentlichem Schlüssel fest zu und beglaubigen dies durch ein Zertifikat. Dabei handelt es sich um ein signiertes digitales Dokument, das den öffentlichen Schlüssel sowie den Namen der jeweiligen Person enthält. Das Zertifikat ist im Internet abrufbar. Mit der qualifizierten elektronischen Signatur kann jedermann einfach und schnell rechtsverbindlich und beweisbar Verträge schließen, die auch im Gerichtssaal einen hohen Wert haben. Vielleicht tragen DE-Mail oder der elektronische Personalausweis dazu bei, die Akzeptanz der elektronischen Signatur zu erhöhen. Dies wird aber vermutlich nur gelingen, wenn man die qualifizierte elektronische Signatur für weniger als etwa 60 Euro/Jahr nutzen kann.

Wer die qualifizierte elektronische Signatur nicht nutzen will oder kann, der sollte wichtige Verträge zusätzlich per Fax versenden oder sich beim nächsten persönlichen Geschäftstreffen den E-Mail-Verkehr, etwa die Mail mit der Auftragsbestätigung gegenzeichnen lassen.

Wie lange ist zu archivieren?

Für einige Inhalte gilt eine zehnjährige Archivierungspflicht, wie für Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege oder Rechnungen. Die empfangenen und versandten Handels- oder Geschäftsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren, ebenso wie die sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sein können. Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument zustande kam. Am leichtesten ist es, alle Daten einheitlich zehn Jahre zu archivieren. Darüber hinaus sind bei Vertragsabschlüssen oder Schadensersatzforderungen die gesetzlichen Verjährungsfristen zu beachten, die je nach Vertragstyp und Anspruchsgrundlage unterschiedlich lang sind, etwa die zwei- oder fünfjährige Gewährleistungsfrist bei Kauf- oder Werkverträgen oder die regelmäßige dreijährige Verjährungsfrist. Zum Teil beträgt die Verjährungsfrist bis zu 30 Jahre.

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Ausgabe /2019