Workshop: E-Mail-Archivierung mit Exchange 2013-Bordmitteln

Abgelegt

von Thomas Joos

Microsoft bietet in Exchange durchaus interessante Funktionen zur Archivierung und zur rechtssicheren Speicherung von Dokumenten. Für kleine Unternehmen oder Organisationen, die sich in die Archivierung erst einarbeiten wollen, ist es durchaus sinnvoll sich diese Techniken anzusehen. Unser Workshop begleitet Sie auf dem Weg von der richtigen Lizenzierung über den Aufbau der Archivierung bis hin zum laufenden Betrieb unter Exchange.

Aus IT-Administrator 02/2015

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Neben der sicheren Aufbewahrung in Archiven können Sie Ihre Exchange-Umgebung auch deutlich beschleunigen, indem Sie so die produktiven Datenbanken entlasten und die Postfachgrößen reduzieren. Alte und unwichtige E-Mails landen im Archiv und müllen die Postfächer nicht unnötig zu.

Sie können die Archivierung über Richtlinien auch automatisieren. Für Anwender gestaltet sich der Umgang sehr einfach, da alle Funktionen in Outlook Web App und Outlook integriert sind. Auch von Smartphones aus können Anwender auf ihr Archiv zugreifen. Jeder Anwender erhält sein eigenes Archiv, auf das nur er Zugriff hat. Sie können im Unternehmen natürlich auch weitreichende Rechte konfigurieren und anderen Anwendern oder Administratoren Zugriff auf das Archiv gewähren, das ist aber optional. Mit wenigen Schritten erhöhen Sie also die Übersicht im Exchange-Postfach, verkleinern produktive Datenbanken und beschleunigen Ihren Exchange-Server.

Einfaches Archivierungsprinzip

In einer einfachen Archivierungs-Umgebung unter Exchange Server 2013 wird den Anwendern ein zusätzliches Postfach parallel zu ihrem produktiven Postfach zugewiesen. Dieses zweite Postfach dient der Archivierung. Sinnvollerweise sollte es in einer anderen Postfach-Datenbank als das produktive Postfach liegen. Diese Datenbank sollten Sie wiederum auf anderen Datenträgern speichern. Die Einstellungen dazu lassen sich im Exchange Admin Center (ehemals Exchange-Verwaltungskonsole) und über die Exchange-Verwaltungsshell vornehmen. Wir zeigen Ihnen nachfolgend beide Wege. Archiv-Postfächer lassen sich verschieben wie normale Postfächer auch. Bei Migrationen können Sie das Archiv-Postfach entweder gesondert verschieben oder gemeinsam mit dem produktiven Postfach.

Die Archiv-Postfächer werden in Outlook und Outlook Web App integriert. Anwender können E-Mails manuell in das Archiv verschieben, Regeln für das Verschieben

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