Office 2016 für Collaboration und Datenaustausch

Stressfrei teilen

Office 2016 in Kombination mit OneDrive unterstützt Teams dabei, zusammen an Dokumenten zu arbeiten und Daten auszutauschen. Wir zeigen, welche Optionen den Anwendern zur Verfügung stehen und was der Administrator dafür einrichten muss – auch für die Kollegen mit macOS-Geräten.
Die Zusammenarbeit und der Datenaustausch stehen im Mittelpunkt der Februar-Ausgabe des IT-Administrator. Darin betrachten wir die Teamarbeit mit Office 365 und ... (mehr)

Office-2016-Programme verfügen im oberen Bereich über ein Menü mit der Bezeichnung "Freigeben", das erlaubt, Dokumente in OneDrive oder OneDrive for Business zu speichern. Nur so ist eine gemeinsame Arbeit an Dokumenten mit anderen Anwendern möglich. Hier besteht auch die Möglichkeit, andere Abonnenten von Office 365 oder andere Anwender mit Microsoft-Konten zur gemeinsamen Arbeit einzuladen. Die Dokumente müssen im XML-Format gespeichert werden, also als DOCX, XLSX oder PPTX. Die alten Dateiformate erlauben zwar das Teilen von Dokumenten, aber keine gemeinsame Bearbeitung. Die Zusammenarbeit basiert auf der E-Mail-Adresse des Anwenders, was ideal ist bei der Verwendung von Office 365 oder Exchange, denn die Office-Programme können auf die globale Adressliste zugreifen. Zusammen mit Skype for Business können Anwender dann auch miteinander kommunizieren.

Cloud-Speicher einrichten und nutzen

Die Cloud-Speicher für das Teilen von Dokumenten finden Sie auf der Registerkarte "Datei" im Bereich "Konto". Neben der Ablage in OneDrive und OneDrive for Business stehen natürlich auch andere lokale oder Online-SharePoint-Bibliotheken zur Verfügung. Unter Office 2013/2016 können Sie direkt auf OneDrive-Daten zugreifen. Dazu müssen Sie in Windows 10 eine Verbindung zwischen Office und One-Drive herstellen: Klicken Sie in einem beliebigen Office-Programm auf die Registerkarte "Datei" und wählen "Konto" aus und dann "Dienst hinzufügen".

Sobald ein Dokument freigegeben ist, erhält der andere Kontakt eine E-Mail. Wird das Dokument in OneDrive for Business oder einer SharePoint-Bibliothek im Unternehmen oder in Office 365 gespeichert, lassen sich auch hier die Teamarbeitsfunktionen nutzen. Dazu gehören das Delegieren von Berechtigungen, aber auch Versionen sowie das Ein- und Auschecken von Dokumenten.

Neben der Freigabe

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Ausgabe /2018