Unified Communications bei der Stadt Unterschleißheim

Bye-bye Warteschleife

Bürgeranfragen schnell und effizient bearbeiten: Für die Stadt Unterschleißheim hat dieses Ziel oberste Priorität. Einer der entscheidenden Faktoren hierbei ist die Erreichbarkeit der zuständigen Mitarbeiter. Um diese zu optimieren, setzt die Stadt auf die Kommunikationssoftware "XPhone". Damit sieht die Zentrale auf einen Blick, welcher der über 200 Mitarbeiter erreichbar ist. Der Abgleich mit dem Outlook-Kalender geschieht dabei vollautomatisch.
Die Zusammenarbeit im Unternehmen wird immer dynamischer und flexibler. Aus diesem Grund wirft IT-Administrator in der April-Ausgabe einen Blick auf die ... (mehr)

Über 100 Anrufe gehen Tag für Tag bei der bayerischen Stadt Unterschleißheim ein. Ob ein Mitarbeiter erreichbar ist oder im Termin, ob er telefoniert und ob bei Bedarf ein Kollege greifbar ist, sehen die Mitarbeiter in der Zentrale dabei in einer klar strukturierten Übersicht: dem "Team Panel". Anrufer lassen sich so gezielt weiterverbinden. Warteschleife und erfolglose Verbindungsversuche, die im Nirvana landen, gehören der Vergangenheit an. Und nicht zuletzt: Um den Anruf zu verbinden, reicht ein einziger Mausklick.

Das war nicht immer so. Vor dem Einsatz von XPhone nutzte die Behörde ein XML-Dokument, in dem alle An- beziehungsweise Abwesenheiten manuell eingepflegt werden mussten. Ein Zusatzaufwand, zu dem viele Mitarbeiter allzu oft nicht bereit waren. Oder der schlichtweg vergessen wurde. Speziell für die Telefonzentrale geriet das Thema Erreichbarkeit so zu einer immer größeren Herausforderung. "Für uns war klar: Wenn wir die Erreichbarkeit – und damit die Bürgerfreundlichkeit – tatsächlich signifikant erhöhen wollen, dann brauchen wir ein System, das für die Kollegen minimalen bis keinen zusätzlichen Aufwand bedeutet", erklärt Andrea Münz, IT-Systemadministratorin der Stadt Unterschleißheim. Die Wahl fiel auf die Unified-Communications-Lösung XPhone des Anbieters C4B Com For Business.

Kopplung an Outlook

XPhone ist unmittelbar an Microsoft Outlook gekoppelt. Sobald ein Mitarbeiter einen Termin oder auch einen Urlaubstag in Outlook einträgt, springt sein Status im Team Panel für den entsprechenden Zeitraum automatisch auf "abwesend" beziehungsweise "Termin". Auch Vertretungen werden direkt im Panel eingepflegt. Neben der Präsenz zeigt die Übersicht zusätzlich den Telefoniestatus an, sprich: Welcher Kollege ist aktuell im Gespräch und wer erreichbar.

Einen besonders großen Mehrwert bietet das Regelwerk für

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