Migration öffentlicher Ordner zu Office-365-Gruppen

Wenn Office-365-Gruppen entsprechend vorbereitet sind und die öffentlichen Ordner fehlerfrei funktionieren, ergibt es durchaus Sinn, die öffentlichen Ordner der lokalen Exchange-Organisation zu Office 365 zu migrieren. In Outlook können Gruppen die verschiedenen E-Mail-aktivierten öffentlichen Ordner komplett ersetzen. Der Vorteil von Office-365-Gruppen besteht vor allem darin, dass eine Vielzahl an Tools existiert, die wesentlich besser für die Teamarbeit geeignet sind als die veralteten öffentlichen Ordner.

Office-365-Gruppen verfügen über einen eigenen Bereich, in dem alle E-Mails gespeichert werden. Diese Funktion entspricht den öffentlichen Ordnern. Gruppen können dabei E-Mails von Absendern außerhalb der Gruppe und auch außerhalb des Unternehmens erhalten. Office-365-Gruppen bieten zudem eine Ansicht aller gemeinsam genutzten Dateien. Diese lassen sich wesentlich besser verwalten und nutzen, da sie in SharePoint Online gespeichert sind.

Unterschiede zwischen Ordnern und Gruppen

Öffentliche Ordner bieten eine Ordnerhierarchie, die sehr tief verwurzelt sein kann. Im Gegensatz dazu verfügen Office-365-Gruppen über eine flache Struktur. Dadurch lassen sich Daten schneller anzeigen und finden, allerdings nicht so tiefgehend organisieren wie bei öffentlichen Ordnern. Berechtigungen lassen sich bei öffentlichen Ordnern sehr granular und komplex vergeben. Das ist bei Office-365-Gruppen nicht möglich. Hier gibt es nur die beiden Gruppen Besitzer und Mitglied.

Nutzen Sie bisher öffentliche Ordner zum Speichern von Gruppendokumenten, sind Office-365-Gruppen deutlich überlegen. Mitglieder können Inhalte erstellen und Dateien bearbeiten. Allerdings können sie keine Daten löschen, die andere Gruppenmitglieder gespeichert haben. Nichtsdestotrotz sollten Sie vor der Migration zu Office-365-Gruppen genau planen, wie die Berechtigungen der Gruppen aussehen

Der komplette Artikel ist nur für Abonnenten des ADMIN Archiv-Abos verfügbar.