Dokumentenmanagement mit Amazon WorkDocs

Ablage C

Mit Amazon WorkDocs stellt AWS im Bereich seiner Endanwender-Werkzeuge bereits seit 2014 einen vollständig verwalteten, sicheren Speicher- und Freigabeservice für Unternehmen zur Verfügung. Der Dienst bietet sich mit effizienten Verwaltungsmitteln und Feedbackfunktionen als cloudbasierte Alternative zu Alfresco & Co an, insbesondere für Unternehmen, die bereits andere AWS-Produkte nutzen.
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Wer sich auf WorkDocs einlässt, muss wissen, dass die Dateien in der Public Cloud liegen, allerdings gut geschützt und ausfallsicher. Sichtbar sind die Daten außer für die Besitzer nur für entsprechend berechtigte Betrachter. Alle anderen Mitglieder einer Organisation haben keinen Zugriff, es sei denn, Sie werden vom WorkDocs-Administrator dazu ermächtigt. Bereitstellung, Betrieb und Verwaltung der dazu benötigten Infrastruktur übernimmt wie in der Public Cloud üblich der Cloudanbieter, in diesem Fall also AWS.

Berechtigte Benutzer können dann zum Beispiel Dateien für andere Mitglieder der Organisation zur Zusammenarbeit oder für ein Review freigeben. Zum Anzeigen der Inhalte steht Nutzern neben einem Webinterface die WorkDocs-Clientanwendung zur Verfügung, die zahlreiche Dateitypen darstellt (siehe Kasten "Unterstützte Formate"). Aktuell unterstützt WorkDocs alle gängigen Dokument- und Bildformate und wird von AWS laufend für zusätzliche Medientypen erweitert. Die App [1] steht kostenlos für Windows, macOS, Android und iOS zum Download zur Verfügung.

Ergänzt wird die Lösung durch eine ebenfalls kostenlose Anwendung zur Desktop-Synchronisierung namens WorkDocs Drive. Wie in der Public Cloud üblich, verlangt AWS für WorkDocs keine vertragliche Verbindlichkeit. Unternehmen zahlen lediglich für jedes aktive Benutzerkonto sowie den verwendeten Speicher. Details zu den Kosten finden sich auf der zugehörigen Webseite [2]. Amazon WorkDocs gibt es nur für die Regionen Europa (Irland), USA Ost (Nord-Virginia), USA West (Oregon), Asien-Pazifik (Singapur, Sidney und Tokio).

Nutzerverwaltung per IAM regeln

Unternehmen benötigen ein AWS-Konto, um eine sogenannte WorkDocs-Website zu erstellen oder zu verwalten. Anwender hingegen müssen zur Nutzung keinen AWS-Account haben. Möchten Organisationen allerdings anderen Nutzern auch das Einrichten neuer

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