Dokumente in Microsoft 365 sicher teilen

Eingehegt

Durch die steigende Nutzung von Microsoft 365 in Unternehmen wandern immer mehr sensible Daten in die Cloud. Das schnelle Teilen von Dokumenten ist für Endanwender ein Segen, macht es für Organisationen jedoch umso schwieriger, die Vertraulichkeit von Informationen sicherzustellen. Oft wissen sie nicht einmal, welche Dateien Mitarbeiter wo und mit wem teilen. Welche Möglichkeiten M365 bietet, um geteilte Dokumente abzusichern, erfahren Sie in diesem Beitrag.
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Die Vorteile, die Microsoft 365 für Anwender mit sich bringt, liegen auf der Hand: schnellere und einfachere Kommunikation, der Zugriff auf Daten unabhängig vom Standort sowie die Möglichkeit, Dokumente gemeinsam mit anderen zu nutzen und zu bearbeiten. Auf Ebene des Unternehmens geht mit der Ermächtigung der eigenen User jedoch zwangsläufig auch ein gewisser Grad an Kontrollverlust einher. Daten, die zuvor auf dem File-Server gespeichert und als E-Mail-Anhänge versandt wurden, verteilen sich nun auf zahlreiche verschiedene Dienste, was es schwierig macht, den Zugang zu Dokumenten samt ihren Kopien nachzuvollziehen. Bei der Verwaltung von Cloudberechtigungen und -Mitgliedschaften agieren normale User gewissermaßen als ihre eigenen Admins.

Sicherheitsoptionen in M365

Auch wenn der schnelle Austausch und das bequeme Teilen von Dateien zu den Kernfunktionen von Microsoft 365 zählen, bietet die Plattform selbstverständlich Einstellungen, um diese Möglichkeiten im Sinne der Informationssicherheit und der Kontrolle sensibler Daten einzuschränken. Dass dies nicht immer gelingt, liegt zum einen an

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Ausgabe /2023