Best Practices der CMDB-Einführung

Balanceakt

Die Einführung einer CMDB stellt IT-Verantwortliche vor große Herausforderungen, vor allem wenn davon auch andere Unternehmensbereiche profitieren sollen. Denn die umfassende Aufzeichnung aller Geräte, Lizenzen und auch der Standorte sorgt auch in den Fachabteilungen für Arbeit. Aber auch auf den IT-Verantwortlichen warten bei der CMDB-Einführung kniffelige Aufgaben.
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Zu Beginn eines CMDB- und damit zumeist auch eines Inventarisierungsprojekts ist es sinnvoll, sich zunächst einen kleinen Bereich der IT auszusuchen, mit dem Sie anfangen. Das können zum Beispiel ein Raum im Rechenzentrum, Clientsysteme oder eine Virtualisierungsumgebung sein. Auf diese Weise machen Sie erste Erfahrungen mit dem Thema und sich mit der neuen Software vertraut.

Zuvor sollten Sie sich aber die Mühe machen, Informationsquellen innerhalb des Unternehmens zu identifizieren, die Daten liefern können, wie zum Beispiel ERP-Systeme oder Bestandslisten. Die meisten Abteilungen betreiben nämlich schon eine "IT-Dokumentation", wenn auch häufig in Form von Wikis, Excel- oder Word-Dateien.

Die CMDB fungiert dabei als zentraler Ort der Inventarisierung und als wichtige Planungsgrundlage für zukünftige Entscheidungen. So lässt sich etwa vor der Anschaffung eines Servers gleich ein Rack-Platz aussuchen und eine IP-Adresse zuweisen. Nach der Lieferung des Servers weiß jeder Mitarbeiter, wo er eingebaut werden soll, welche Stromleiste verwendet werden soll und so weiter. Das stellt eine große Arbeitserleichterung dar.

IT-Dokumentation braucht Unterstützung

Auch sollten Sie das Projekt von Anfang an nutzen, um alte (Denk)Prozesse und Datenstrukturen auf den Prüfstand zu stellen. Dazu ist es ratsam, beteiligte Mitarbeiter und Abteilungen frühzeitig einzubinden und kritische Rückmeldungen als wertvolles Feedback wahrzunehmen. Vor allem die ersten Wochen sind bei der Erstellung einer IT-Dokumentation mühsam. Für die IT-Inventarisierung müssen Sie wie für jedes andere Projekt unermüdlich werben. Verantwortliche sollten deshalb gegenüber Kollegen die Vorteile hervorheben:

- Zeitersparnis

- Weniger Pflegeaufwand

- Kürzere und bessere Prozesse

- Zufriedene Endanwender

Nutzen der IT-Dokumentation/CMDB

Zusammengefasst bietet eine CMDB einem Unternehmen folgende Nutzen:- Verfügbarkeit einer zentralen Informationsplattform, die den Lebenszyklus von Software, Hardware und Services abdeckt.- Netzwerkdokumentation, Server- und Softwareinventarisierung stellen alle relevanten Informationen im Fehlerfall zeitsparend zur Verfügung.- Impact-Analysen sagen durch Abbilden der Abhängigkeit von Services und Assets die Auswirkungen von Fehlern voraus, inklusive Abschätzung von drohenden SLA-Verletzungen.- Wesentlicher Baustein für den Aufbau einer serviceorientierten Organisation.

So ist es zum Beispiel erst mit einer Inventarisierung möglich, Drucker mit Wartungsverträgen in Verbindung zu setzen. Während die Informationen zum Gerät von der IT gepflegt werden, ist die Buchhaltung für die Vertragsinformationen zuständig. Beides, Drucker wie Verträge, kann wiederum mit dem Endnutzer und dem Hersteller-Support verknüpft werden. In der Dokumentation sieht der Admin, ob es für den Drucker noch einen gültigen Wartungsvertrag gibt und kann gegebenenfalls direkt den Support verständigen. Er muss also nicht zuerst die Kollegen in der Buchhaltung kontaktieren und spart dadurch Zeit und Arbeit auf beiden Seiten. Der Enduser freut sich über einen zügigen Herstellerservice und eine schnelle Gerätereparatur.

Die IT erfassen

Bei der Erfassung der IT bedarf es im ersten Schritt einer Übersicht über alle Items, die in der CMDB berücksichtigt werden sollen. Neben Standorten, Gebäuden und Räumen sollte die IT-Dokumentation auch Server, Wartungsverträge, IP-Adressen, Verkabelung, Speichersysteme, Cluster, installierte Software, Lizenzen, Clients und weitere Komponenten enthalten. Dabei können die Geräte mit einer Discovery-Software automatisch erfasst und in die Dokumentationssoftware importiert werden. Ein Discovery-Tool kann viel manuelle Arbeit ersparen, auch wenn Sie den Zeitbedarf für manuelle Nacharbeiten nicht unterschätzen sollten.

Auch sollten Sie vorhandene Datenquellen nutzen. Im Monitoring sind häufig neben einer Liste aller überwachten Geräte auch Informationen zur verwendeten Anwendung oder Netzwerkinformationen enthalten. Und in einer VMware-Umgebung lassen sich fast alle relevanten Informationen zu den virtuellen Maschinen problemlos auslesen. Diese Informationen lassen sich aus den Systemen als CSV-Datei exportieren und sich damit in den meisten Dokumentationstools nutzen.

Bevor Sie die Übersicht und die Einbindung der Datenquellen nicht durchlaufen haben, ist es nicht empfehlenswert, andere Abteilungen einzubinden. Es ist besser, wenn Sie zuerst ein Gefühl für das Thema und den benötigten Funktionsumfang der Software bekommen. So können die anderen Bereiche von dem bereits vorhandenen Wissen der IT-Abteilung profitieren und ihre Ideen einfließen lassen: Beispielsweise kann die Buchhaltung in einer CMDB Vertragsinformationen zu Kauf- und Supportverträgen aufbewahren, um sie schneller zur Verfügung zu haben und mit den Kollegen in anderen Abteilungen zu teilen. Dadurch lassen sich Rückfragen zu Vertrags- und Kaufdetails deutlich reduzieren.

An diesem Punkt fangen Führungskräfte häufig mit der Dokumentation beziehungsweise dem Entwerfen von IT-Services an, um eine bessere Übersicht über die IT-Landschaft zu bekommen oder einen Service-Katalog zu erstellen. Dieser Katalog hilft dabei, die Dienstleistungen des Unternehmens abzubilden. Ein Reporting ist wichtig und sollte nicht erst am Ende des Projekts gestartet werden, denn damit lässt sich während des Projekts immer wieder die Datenqualität überprüfen. Inventurlisten helfen dabei, im Rechenzentrum zu prüfen, ob alle Geräte an der Stelle sind und wo diese in der Dokumentation eingetragen sind.

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Ausgabe /2018