Im Vergleichstest: Open Source-Software für Mailarchivierung

Verschlusssache

Unternehmen sind gesetzlich zur dauerhaften Aufbewahrung von E-Mails verpflichtet. Die hier vorgestellten Archivierungslösungen Piler, Benno MailArchiv und MailArchiva versprechen neben gesetzeskonformer Speicherung weitere Vorteile für Unternehmen.
Allen Unkenrufen zum Trotz ist die E-Mail nach wie vor das Kommunikationsmedium Nummer eins im Unternehmen. Deshalb geben wir in der Februar-Ausgabe eine ... (mehr)

Für E-Mails gibt es umfangreiche gesetzliche Regelungen. Der Gesetzgeber stuft einen Teil der E-Mails als Handelsbriefe oder steuerrechtlich relevante Informationen ein, sodass diese gemäß diverser gesetzlicher Vorgaben für mindestens sechs (Handelsbriefe) oder zehn (steuerliche Unterlagen) Jahre vollständig digital archiviert werden müssen, und zwar ein- wie ausgehende Mails. Sie müssen zudem für Prüfzwecke auf Verlangen elektronisch zugänglich gemacht werden. Die geforderte Revisionssicherheit schreibt dabei vor, dass archivierte E-Mails unverändert bleiben und dafür vor dem Zugriff von Mitarbeitern oder dem allmächtigen Administrator geschützt sein müssen.

Hürden durch rechtliche Anforderungen

Damit entstehen mehrere technische Hürden: Viele Mails fristen in lokalen Postfächern der Mailclients ihr Dasein, wo sie unstrukturiert abgelegt sind, sodass relevante von nicht relevanten Mails nicht ohne weiteres unterschieden werden können. Eine gezielte Suche ist dann nicht eine Frage eines Mausklicks, sondern viel Handarbeit. Dementsprechend werden die Anforderungen an digitale Betriebsprüfung und womöglich auch interne Compliance-Regeln nicht erfüllt. Zudem erschwert die täglich eingehende Spam-Flut das Aussortieren relevanter digitaler Inhalte und bläht die Datenmengen enorm auf.

Lösungen bieten mehr als Konformität

Moderne Archivierungslösungen für E-Mails adressieren diese Aufgaben und Probleme und treiben dafür einigen Aufwand. Sie kümmern sich um die automatisierte dauerhafte Speicherung, machen die Inhalte per zentraler Suche schnell auffindbar und sorgen für eine revisionssichere Ablage der Daten. Idealerweise fügen sie sich dabei nahtlos in das Unternehmensnetzwerk ein, verstehen sich mit allen gängigen Mailservern, bieten webbasierenden Zugriff, fein abgestufte Berechtigungen und können alle Daten transparent auf gängigen Speichermedien oder auf spezialisierten Archivsystemen ablegen. Dabei hat der Betreiber im Idealfall die Wahl der Infrastruktur, also on-premise oder aus der Cloud.

Angenehme Nebeneffekte solcher Lösungen sind der verringerte Speicherbedarf, da E-Mails komprimiert und dedupliziert werden. Sie leisten zudem einen Beitrag zur Business Continuity, da alle Mails auch beim Ausfall von Mailservern oder bei Datenverlusten im Archiv vorgehalten werden. Volltextsuche über Mailinhalte und in Mailanhängen erschließt zudem Mailinhalte wenn nötig auch Jahre nach der Archivierung einer Nachricht.

Juristische Rahmenbedingungen

- Originäre elektronische Daten müssen elektronisch archiviert werden.
- Keine Speicherung in Papierform (Ausdruck)
- Elektronisch auswertbare Daten müssen elektronisch auswertbar bleiben.
- Anhänge müssen in originärem Format erhalten bleiben (zum Beispiel Word-Datei).
- Keine Formatkonvertierung, zum Beispiel Speicherung als PDF.
- Kein nachträglicher Verlust der Daten.
- Keine nachträgliche (unbemerkte) Veränderung der Daten.
- Datenveränderungen müssen reversibel sein.
- Daten müssen in angemessener Zeit wieder verfügbar gemacht werden können.
- Migration auf neue Speichertechnologien muss möglich sein.
- Der Speicher muss dem Wachstum dauerhaft gewachsen sein.

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