FileOpen

Sicher versiegelt

Bürodokumente sind oft ungeschützt und lassen sich von jedem einsehen. Durch mobile Geräte wie Laptop und Smartphone ist für den Administrator die Kontrolle auf den Zugriff noch komplexer. Aber auch bei einer gewollten Bereitstellung mit eingegrenzten Rechten an PDF-, Word- und Excel-Dateien steht der Administrator vor Herausforderungen. Wir haben uns angesehen, wie sich der Zugriff auf Office-Dokumente mit FileOpen regeln lässt.
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Früher war die Administrator-Welt noch in Ordnung, als Dateien nur auf internen Servern gespeichert waren und der Versand technisches Know-how voraussetzte. Heute ist eine Datei mal eben weitergeleitet, kopiert, auf einen USB-Stick gespeichert oder auf einem abhandengekommenen Gerät verloren. Umso wichtiger ist es, den Zugriff auf Daten auch dann zu kontrollieren, wenn sie gewollt oder ungewollt weitergegeben wurden.

Schutz durch DRM

Textdokumente und Tabellen enthalten meist vertrauliche Daten wie Verträge, Statistiken, Löhne oder Herstellungspläne. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien sollten sich daher nur von befugten Mitarbeitern öffnen und bearbeiten lassen. Um das zu erreichen, verschlüsseln die Ersteller die Dokumente oft selbst. Zum Beispiel lassen sich Excel-Tabellen und PDF-Dokumente mit einem Kennwort schützen. Doch das führt dazu, dass dasselbe Passwort mehrere Mitarbeiter und Kunden kennen müssen. Ist das Dokument mit dem Passwortschutz einmal im Umlauf, sind Änderungen am Zugriffsschutz nicht mehr möglich. Jeder, der über das Kennwort verfügt, kann das Dokument einsehen.

Der Lösungsansatz, den FileOpen verfolgt, findet in der Musikindustrie schon lange Anwendung: Das Digital Rights Management, kurz DRM. Dabei gleichen die Dateien während des Öffnens In­formationen mit einem Server ab. Gibt dieser den Zugriff frei, öffnet sich das Dokument. Damit kontrollieren die Herausgeber der Dateien über eine zentrale Stelle, wer ein Dokument wie nutzen darf. Einschränkungen lassen sich in Form von Profilen zuweisen und auch im Nachhinein noch ändern.

FileOpen wendet das Prinzip auf die gängigen Dateiformate wie PDF, Word, Excel und PowerPoint an. Das Besondere dabei ist, dass der Anwender dafür keine spezielle Software nutzen muss. Mitarbeiter fügen den Schutz über das simple Kopieren in ein bestimmtes Verzeichnis hinzu. Welche Rechte ein Dokument

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