Wie Kanban hilft, IT-Prozesse zu verbessern

© Stephen Coburn, 123RF

Projekt-Jonglage

Zwischen den Herausforderungen des täglichen IT-Betriebs und hochtrabenden Projekten hin- und hergerissen muss der Admin seine Ressourcen austarieren. Ein Mittel, das dabei unspektakulär aber wirksam helfen kann, ist die Kanban-Methode.
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Schaut man nach den Gründen, warum IT-Projekte so häufig scheitern oder zumindestens erhebliche Schmerzen verursachen, dann stößt man auf eine ganze Reihe von wiederkehrenden Ursachen.

Die Probleme

Da wäre zunächst die Vielzahl der Auftraggeber, die mit ihren Anliegen auf die operativen Mitarbeiter zukommen. Jeder hat seine eigenen Vorstellungen, wie sein Projekt abzulaufen hat, aber in einem sind sich alle einig: Das eigene Projekt möge doch bitte vorrangig behandelt werden. IT-Projekte kommen aus fast allen Bereichen des Unternehmens, zum Beispiel aus dem Marketing, dem Produktmanagement oder auch der Personalabteilung. Natürlich würde kein Projekt durchgeführt, wenn es nicht wichtig wäre, und so erwarten die Verantwortlichen, dass das Operations-Team ihr Projekt mit Priorität behandelt. Wo jede Aufgabe vorgezogen werden soll, muss es zu Konflikten kommen – und auch die überlässt man dann ganz gerne dem Admin.

Als wäre das nicht schon schwierig genug, kommen dann noch die internen Projekte hinzu, die nötig sind, um den stabilen Betrieb der IT-Infrastruktur zu sichern und sie für die Zukunft zu rüsten. Da muss das Backup-System erweitert werden, dort soll das Monitoring mit einer stetig steigenden Anzahl von Checks und Metriken zurechtkommen, und vielleicht ist auch die breite Einführung einer Automatisierungs-Software wie Puppet oder Chef ein schon lange gehegter Wunsch der Admins. Die Idee, dafür Personalkapazität zu reservieren, wird außerhalb der IT jedoch meist ähnlich viel Zuspruch ernten wie der Vorschlag eines mehrwöchigen Abteilungsausflugs.

Weiter kompliziert sich die Situation durch das große Aufgabenspektrum unterhalb des Daches "Operations". Schichtenmodelle wie ISO/OSI deuten bildlich an, wie weit entfernt die Aufgaben eines Netzwerk-Administrators von denen einer Datenbank-Administratorin liegen. Doch selbst auf einer Ebene ist die Artenvielfalt groß, man denke nur an Apache und nginx, Varnish und Squid, MySQL und Oracle.

Einer der wichtigsten Unterschiede zwischen einem Software-Entwicklungs-Team und einem Operations-Team ist die Menge an ungeplanter Arbeit. Jede Unterbrechung des Betriebs durch eine Störung bedeutet, dass ein oder mehrere Admins aus ihrer geplanten Arbeit gerissen werden. Und diese Unterbrechungen sind leider häufiger als man es sich wünscht.

Die Folgen

All dies hat erhebliche Folgen für den täglichen Betrieb innerhalb einer Operations-Organisation. Nur selten genießt ein Operations-Team den Luxus eines Personalstamms, der so groß ist, dass jeder Mitarbeiter sich vollständig einem einzigen Projekt widmen kann. Dies führt dazu, dass das Team für eine Vielzahl gleichzeitig laufender Aufgaben verantwortlich ist, die es am Laufen halten muss wie ein Jongleur die Bälle in der Luft. Es gibt dabei immer wieder Zeiten, zu denen mehr Aufgaben angefangen als abgeschlossen werden.

Oft fehlt dem Team sogar ganz grundlegend die Kapazität, um mit allen Eventualitäten fertig zu werden, ohne dass Einbußen in Kauf genommen werden müssen. Dann reißt jeder größere Incident Kapazität an sich, die für ein oder gar mehrere (Teil-) Projekte vorgesehen war, und gefährdet somit auch deren pünktlichen Abschluss.

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